Tổng Đài Nội Bộ

1. Giới thiệu về tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là một thiết bị điện tử, nơi tập trung tất cả các thiết bị nghe gọi (máy fax, điện thoại bàn, điện thoại bàn không dây...) vào một chỗ để xử lý tất cả các cuộc gọi, tín hiệu trong mạng và ngoại mạng một cách tiện lợi hơn. Tổng đài nội bộ còn được gọi là tổng đài điện thoại nội bộ hay Private Automatic Branch Exchange (PABX).

Tổng đài nội bộ mang lại nhiều lợi ích và ưu điểm cho doanh nghiệp, như:

  - Giúp cho nhân viên giữa các bộ phận và các cấp có thể liên lạc, kết nối với nhau dễ dàng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

  - Tiết kiệm chi phí điện thoại vì các cuộc gọi nội bộ không tốn phí hoặc rẻ hơn so với các cuộc gọi ngoại mạng.

  - Tăng hiệu quả công việc vì tổng đài nội bộ hỗ trợ nhiều tính năng và chức năng như: chuyển cuộc gọi, hỗ trợ khách hàng, họp hội nghị, chat nội bộ, ghi âm cuộc gọi....

  - Dễ dàng mở rộng và quản lý vì tổng đài nội bộ có thể kết nối với nhiều thiết bị khác nhau như: điện thoại IP, điện thoại video, phần mềm cài trên di động, máy tính...

Tổng đài nội bộ mang nhiều lợi ích 

2. Các loại tổng đài nội bộ phổ biến hiện nay

Tổng đài nội bộ có thể giúp tiết kiệm chi phí gọi điện, tăng hiệu quả liên lạc, chăm sóc khách hàng và quản lý cuộc gọi. Hiện nay có nhiều loại tổng đài nội bộ được sử dụng rộng rãi trên thị trường, như:

  - Tổng đài analog: là loại tổng đài sử dụng công nghệ chuyển mạch analog để kết nối các thiết bị nghe gọi. Loại tổng đài này có ưu điểm là giá rẻ, dễ sử dụng và lắp đặt, nhưng có nhược điểm là chất lượng âm thanh không cao, hạn chế về số lượng máy lẻ và tính năng.

  - Tổng đài kỹ thuật số: là loại tổng đài sử dụng công nghệ chuyển mạch kỹ thuật số để kết nối các thiết bị nghe gọi. Loại tổng đài này có ưu điểm là chất lượng âm thanh cao, hỗ trợ nhiều tính năng và máy lẻ hơn, nhưng có nhược điểm là giá thành cao hơn, cần dây cáp riêng và thiết bị tương thích.

  - Tổng đài IP: là loại tổng đài sử dụng công nghệ chuyển mạch gói IP để kết nối các thiết bị nghe gọi. Loại tổng đài này có ưu điểm là chất lượng âm thanh rất cao, hỗ trợ nhiều tính năng và máy lẻ không giới hạn, có thể kết nối với các thiết bị khác nhau qua mạng internet, nhưng có nhược điểm là giá thành cao nhất, cần mạng internet ổn định và bảo mật.

Tổng đài nội bộ được sử dụng rộng rrãi

3. Cách lựa chọn tổng đài nội bộ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Tổng đài nội bộ là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa các nhân viên, khách hàng và đối tác của doanh nghiệp. Để lựa chọn được tổng đài nội bộ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

3.1 Quy mô và loại hình hoạt động của doanh nghiệp

Bạn cần xác định số lượng nhân viên, số lượng chi nhánh, số lượng khách hàng và đối tác, loại hình dịch vụ và sản phẩm và mức độ phức tạp của quy trình làm việc. Điều này sẽ giúp bạn chọn được tổng đài có dung lượng, tính linh hoạt và tính bảo mật phù hợp.

3.2 Ngân sách và chi phí vận hành

Bạn cần tính toán chi phí đầu tư ban đầu, chi phí duy trì, chi phí nâng cấp và chi phí gọi điện của tổng đài. Bạn cũng cần xem xét khả năng tương thích và tích hợp của tổng đài với các thiết bị và ứng dụng hiện có của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn chọn được tổng đài có hiệu quả chi phí và hiệu suất cao.

3.3 Tính năng và chức năng của tổng đài

Bạn cần xác định các tính năng và chức năng cần thiết cho doanh nghiệp, như gọi miễn phí, gọi nhỡ, ghi âm, hướng dẫn thoại, họp trực tuyến, tích hợp CRM, ERP, email, mạng xã hội, v.v. Điều này sẽ giúp bạn chọn được tổng đài có thể đáp ứng được các yêu cầu liên lạc của doanh nghiệp.

3.4 Nhà cung cấp và dịch vụ hỗ trợ

Bạn cần tìm hiểu về uy tín, kinh nghiệm, chất lượng sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp tổng đài. Bạn cũng cần xem xét các điều khoản bảo hành, bảo trì, bảo mật và khắc phục sự cố của nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp bạn chọn được nhà cung cấp có thể đảm bảo được sự ổn định và an toàn của tổng đài. Lựa chọn tổng đài nội bộ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là một quyết định quan trọng và không dễ dàng. Bạn cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia, so sánh các sản phẩm và dịch vụ khác nhau, và thử nghiệm trước khi quyết định. Tổng đài nội bộ là một công cụ giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả và phát triển bền vững.

 Tổng đài nội bộ là công cụ giao tiếp hiệu quả 

4. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là một hệ thống liên lạc trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan, cho phép các thành viên có thể gọi điện, nhắn tin, gửi fax, email, họp trực tuyến và truyền dữ liệu với nhau mà không cần sử dụng mạng điện thoại công cộng. Để cài đặt tổng đài nội bộ, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

  - Bước 1: Chuẩn bị các thiết bị cần thiết, bao gồm: tổng đài nội bộ, các thiết bị nghe gọi, mạng internet, dây cáp...

  - Bước 2: Kết nối tổng đài nội bộ với nguồn điện và mạng internet, theo hướng dẫn của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.

  - Bước 3: Kết nối các thiết bị nghe gọi với tổng đài nội bộ, qua dây cáp hoặc wifi, tùy theo loại thiết bị và loại tổng đài.

  - Bước 4: Cấu hình các thiết lập cho tổng đài nội bộ, như: số máy lẻ, số trung kế, số đầu ra, số đầu vào, chế độ chuyển cuộc gọi, chế độ ghi âm, chế độ họp hội nghị... Bạn có thể sử dụng giao diện web hoặc phần mềm để cấu hình tổng đài.

  - Bước 5: Kiểm tra hoạt động của tổng đài nội bộ, bằng cách thử gọi giữa các máy lẻ, gọi ra ngoài mạng và gọi vào từ ngoài mạng. Nếu có sự cố, bạn cần kiểm tra lại các kết nối và thiết lập.

Các bước sử dụng tổng đài nội bộ 

5. Các tính năng và chức năng của tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là một hệ thống liên lạc trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan, cho phép các thành viên có thể gọi điện, nhắn tin, gửi fax, email, họp trực tuyến và truyền dữ liệu với nhau mà không cần sử dụng mạng điện thoại công cộng. Tổng đài nội bộ có nhiều tính năng và chức năng hữu ích cho doanh nghiệp, như:

- Gọi nội bộ: là tính năng cho phép các máy lẻ trong tổng đài gọi cho nhau miễn phí hoặc rẻ hơn so với gọi ra ngoài mạng. Đây là tính năng cơ bản và quan trọng nhất của tổng đài.

 - Chat nội bộ: là tính năng cho phép gửi tin nhắn văn bản giữa các máy lẻ trong tổng đài. Đây là tính năng giúp doanh nghiệp trao đổi thông tin nhanh chóng và tiện lợi.

- Các tính năng khác: tùy theo loại tổng đài nội bộ, có thể có thêm các tính năng khác như: tự động trả lời, tự động chuyển hướng, tự động gửi email, tự động gửi SMS, tự động gọi lại, tự động phân loại cuộc gọi…

Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng hữu ích

6. Tổng đài nội bộ của CLOUDCALL VN

CLOUDCALL VN là nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổng đài nội bộ. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn các sản phẩm chất lượng cao, giá cả hợp lý và dịch vụ tận tâm.

Tổng đài nội bộ của CLOUDCALL VN là giải pháp liên lạc hiện đại, tiện lợi và tiết kiệm cho doanh nghiệp. Với tổng đài nội bộ, bạn có thể:

- Tạo và quản lý các cuộc gọi nội bộ và ngoại bộ một cách dễ dàng và nhanh chóng.

- Sử dụng các tính năng thông minh như chuyển cuộc gọi, hội thoại nhóm, ghi âm, IVR, SMS và email.

- Tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp khác như CRM, ERP, email marketing và chatbot.

- Theo dõi và phân tích hiệu quả hoạt động của tổng đài và nhân viên.

- Bảo mật và bảo vệ dữ liệu của khách hàng và doanh nghiệp.

Tổng đài nội bộ của CLOUDCALL VN là một giải pháp toàn diện cho nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay!

CÔNG TY TNHH CLOUDCALL VN:

Add: L10-06, Tầng 10, Tòa nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Hotline: 0332778899

Email: Nguyenthuongg@mail.com

Website: cloudcall.com.vn