TỔNG ĐÀI ẢO CHO KHÁCH SẠN

1. Giới thiệu về tổng đài ảo cho khách sạn 

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại thông minh, được cung cấp dưới dạng dịch vụ trên nền tảng điện toán đám mây. Tổng đài ảo không cần đến thiết bị cứng hay phần mềm cài đặt trên máy tính, mà chỉ cần kết nối internet và một thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng hay laptop.

Tổng đài ảo cho khách sạn là một hệ thống giao tiếp tự động giữa khách hàng và khách sạn thông qua các cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn. Nó được thiết kế để cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng nhanh chóng và hiệu quả, giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng trong quá trình lưu trú tại khách sạn.

Tổng đài ảo thường có tính năng tự động ghi nhận thông tin khách hàng và chuyển hướng cuộc gọi đến các bộ phận tương ứng trong khách sạn như lễ tân, phục vụ phòng, nhà hàng, dịch vụ phòng... Nó cung cấp một cơ chế liên lạc thuận tiện giữa khách hàng và nhân viên khách sạn, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi và giúp quản lý các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

Tổng đài ảo cho khách sạn

2. Lợi ích của tổng đài ảo khách sạn 

Dịch vụ tổng đài ảo được nhiều khách sạn sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng. Tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn, như:

2.1 Tiết kiệm chi phí

Khách sạn không cần phải đầu tư vào thiết bị cứng hay phần mềm cho tổng đài, mà chỉ phải trả phí theo sử dụng. Tổng đài ảo cũng giúp tiết kiệm chi phí điện thoại quốc tế và di động.

2.2 Tăng hiệu quả quản lý

Khách sạn có thể quản lý được tất cả các cuộc gọi đến và đi của khách hàng và nhân viên, theo dõi được thời gian, số lượng và chất lượng của các cuộc gọi. Tổng đài ảo cũng giúp khách sạn xử lý được các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

2.3 Nâng cao hình ảnh thương hiệu

Tổng đài ảo giúp khách sạn tạo được ấn tượng tốt với khách hàng từ lần gọi đầu tiên. Khách sạn có thể tùy biến được menu phím bấm, tin nhắn thoại hay số điện thoại ảo theo ý muốn. Tổng đài ảo cũng giúp khách sạn mở rộng được thị trường tiềm năng bằng cách sử dụng số điện thoại ảo của các quốc gia khác.

Tổng đài ảo hỗ trợ chăm sóc khách hàng 

3. Tính năng nổi bật của tổng đài ảo khách sạn 

Giải pháp tổng đài ảo là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. Các tính năng chính của tổng đài ảo cho khách sạn có thể bao gồm:

3.1 Tự động ghi âm và chuyển tiếp cuộc gọi

Việc ghi âm giúp cung cấp bằng chứng hoặc ghi lại thông tin quan trọng như yêu cầu đặt phòng, yêu cầu dịch vụ và phản hồi của khách hàng. Ngoài ra, khi khách hàng gọi đến tổng đài, hệ thống tự động xác định và chuyển tiếp cuộc gọi đến phòng ban hoặc nhân viên phù hợp như lễ tân, nhà hàng, quản lý phòng hay bộ phận dịch vụ khách hàng.

3.2 Tư vấn và đặt phòng

Khách hàng có thể đặt phòng thông qua tổng đài ảo khách sạn. Họ cung cấp thông tin như ngày nhận phòng, ngày trả phòng, số lượng khách và các yêu cầu đặc biệt khác. Sau khi hoàn tất quá trình đặt phòng, tổng đài sẽ cung cấp xác nhận đặt phòng thông qua email hoặc tin nhắn, bao gồm thông tin chi tiết về đặt phòng và giá cả.

3.3 Cung cấp thông tin về dịch vụ và tiện ích

Tổng đài ảo khách sạn có khả năng cung cấp thông tin chi tiết về các dịch vụ và tiện ích có sẵn tại khách sạn. Điều này bao gồm thông tin về phòng nghỉ, nhà hàng, spa, hồ bơi, phòng họp, sự kiện và các hoạt động giải trí khác. Khách hàng có thể nhận được tư vấn về các tiện ích và dịch vụ phù hợp với nhu cầu và mong muốn của họ.

Khách hàng có thể nhận được tư vấn từ tổng đài ảo 

4. Yếu tố cần xem xét khi chọn tổng đài ảo

Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo. Khi chọn tổng đài ảo cho khách sạn cần xem xét một số yếu tố sau:

- Xác định được nhu cầu và mục tiêu của mình khi sử dụng tổng đài ảo, như số lượng khách hàng tiềm năng, số lượng nhân viên, các tính năng cần thiết,… Điều này giúp khách sạn lựa chọn được dịch vụ tổng đài ảo phù hợp với kinh doanh của mình.
- Tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo trước khi quyết định, như uy tín, kinh nghiệm, chất lượng dịch vụ, chi phí, hỗ trợ kỹ thuật,... Điều này giúp khách sạn tránh được những rủi ro và thiệt hại khi sử dụng dịch vụ.
- Đọc kỹ và hiểu rõ hợp đồng và điều khoản dịch vụ của nhà cung cấp tổng đài ảo, như thời hạn, quyền lợi, trách nhiệm, điều kiện thanh toán, chính sách bảo mật,... Điều này giúp khách sạn bảo vệ được quyền lợi của mình và tránh được những tranh chấp sau này.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín 

5. Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khách sạn 

CLOUDCALL VN là một trong những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khách sạn uy tín và chất lượng trên thị trường. CLOUDCALL VN có nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và quy mô của các doanh nghiệp. Ngoài ra, CLOUDCALL VN còn có các tính năng nổi bật như:

- Hỗ trợ IVR, CRM và Call Center
- Hỗ trợ nhiều kênh liên lạc
- Hỗ trợ ghi âm, chuyển máy, ghép máy, giám sát và đánh giá các cuộc gọi
- Hỗ trợ xuất ra các báo cáo chi tiết và minh họa
- Hỗ trợ mở rộng linh hoạt và không giới hạn

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì trong việc thuê tổng đài ảo khách sạn vui lòng liên hệ với CLOUDCALL VN qua địa chỉ liên hệ dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất. 

CÔNG TY TNHH CLOUDCALL VN:
Add: L10-06, Tầng 10, Tòa nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0332778899
Email: Nguyenthuongg@mail.com
Website: cloudcall.com.vn