Tổng đài ảo là một giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Hãy cùng CLOUDCALL VN tìm hiểu chi tiết về tổng đài ảo qua bài viết sau đây nhé!
1. Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là hệ thống điện thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) trên nền tảng điện toán đám mây nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm chi phí thoại xuống mức thấp nhất. Từ đó, kết hợp với công cụ CRM (Customer Relationship Management) để nâng cao chất lượng chăm sóc và tối ưu chốt sale dễ dàng qua các cuộc gọi.
Điều đặc biệt hơn là tổng đài ảo được sử dụng trên nền tảng đám mây nên đầu kết nối là IP (Internet Protocol) giúp việc lắp đặt rất đơn giản là chỉ cần có Internet và cần trang bị các thiết bị như điện thoại IP Phone, máy tính hoặc laptop (có thể gọi trên website, hay cài ứng dụng softphone), điện thoại Smartphone (cài app OMICall trên điện thoại),... và chỉ cần có internet là có thể truy cập tổng đài mọi lúc mọi nơi.
.jpg)
Tổng đài ảo
2. Sự khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
Tổng đài truyền thống là hệ thống điện thoại được lắp đặt tại doanh nghiệp, sử dụng các thiết bị cơ khí và điện tử để kết nối các máy nhánh với nhau và với mạng điện thoại bên ngoài.Tổng đài ảo là hệ thống điện thoại được xây dựng và hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây và VoIP, không cần thiết bị cơ khí hay điện tử.
Tổng đài ảo có nhiều ưu điểm hơn so với tổng đài truyền thống:
.jpg)
So sánh tổng đài truyền thống và tổng đài ảo
3. Lợi ích của việc sử dụng tổng đài ảo
Tổng đài ảo phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Bạn có thể nhận được lợi ích từ việc sử dụng tổng đài ảo như sau:
3.1 Giảm chi phí vận hành và cước gọi
Không cần tốn chi phí lắp đặt hay đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây rườm rà, chỉ cần dùng máy tính hoặc smartphone là sử dụng được phần mềm. Bạn cũng có thể gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí ở mọi chi nhánh trên toàn quốc, và cước phí gọi quốc tế thấp hơn rất nhiều.
3.2 Không bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng
Với tổng đài truyền thống bị giới hạn cuộc gọi cùng lúc vì vậy sẽ có tình trạng bận máy hay nghẽn đường truyền. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng. Bạn cũng có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân một cách tiện lợi khi bạn không thể online được hoặc mạng bị yếu, hay không có người bắt máy trong ca trực.
3.3 Quản lý hiệu suất
Bạn có thể giám sát tất cả trạng thái gọi vào / gọi ra theo thời gian thực, quản lý chi tiết lịch sử cuộc gọi vào, cuộc gọi ra và cuộc gọi bị nhỡ. Bạn cũng có thể phân tích, đánh giá chất lượng cuộc gọi của nhân viên, tự động báo cáo theo thời gian thực. Bạn cũng có thể tạo và quản lý nhiều liên hệ (khách hàng cá nhân), nhiều công ty, nhóm các liên hệ từng bộ phận, phòng ban của công ty.
.jpg)
Tổng đài ảo mang nhiều ưu điểm
4. Tính năng của tổng đài ảo
Tổng đài ảo là một công cụ hỗ trợ cho việc quản lý cuộc gọi đến và đi của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Tính năng của tổng đài ảo bao gồm:
4.1 Phân line cuộc gọi
Khi khách hàng mới gọi tới tổng đài, tổng đài sẽ lưu trữ số điện thoại của khách hàng, khi là khách hàng cũ gọi lại, tổng đài sẽ truy vấn dữ liệu, sau đó sẽ chuyển cuộc gọi tới nhân viên phụ trách. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý được lịch sử giao dịch của khách hàng, cũng như tăng cơ hội chốt sale và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
4.2 Tổng đài thông minh VoIP
Khác với tổng đài cũ, tổng đài thông minh cho phép người dùng lên kịch bản nội dung truyền tải đến Khách Hàng, chỉnh sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp tăng tương tác cho doanh nghiệp. Ví dụ: khi khách hàng gọi vào, tổng đài sẽ phát ra lời chào tự động (IVR), sau đó hướng dẫn khách hàng chọn các phím để được kết nối với các bộ phận hoặc các chức năng mong muốn.
4.3 Quản lý - báo cáo
Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp giám sát tất cả trạng thái gọi vào, gọi ra theo thời gian thực, quản lý chi tiết lịch sử cuộc gọi vào, cuộc gọi ra và cuộc gọi bị nhỡ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể phân tích, đánh giá chất lượng cuộc gọi của nhân viên, tự động báo cáo theo thời gian thực. Đây là một công cụ hữu ích để doanh nghiệp kiểm soát và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
.jpg)
Tính năng nổi bật của tổng đài ảo
5. Cần làm gì để sử dụng được tổng đài ảo?
Tổng đài ảo là giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả. Để sử dụng tổng đài ảo, bạn cần chuẩn bị các thành phần sau:
5.1. Đầu số
Đầu số là số điện thoại ảo mà khách hàng sẽ gọi đến để liên hệ với bạn. Bạn có thể chọn đầu số theo sở thích hoặc theo yêu cầu của doanh nghiệp của bạn. Đầu số có thể là một số điện thoại cố định, số điện thoại di động hoặc số điện thoại tổng đài đặc biệt (như số 1800, 1900).
5.2 Tổng đài ảo
Tổng đài ảo là hệ thống phần mềm đám mây giúp quản lý và xử lý các cuộc gọi. Bạn có thể thuê dịch vụ tổng đài ảo từ một nhà cung cấp dịch vụ. Tổng đài ảo sẽ đảm nhiệm việc chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, quản lý lịch làm việc và cung cấp các tính năng phụ trợ khác.
5.3 Thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối là các phần cứng hoặc phần mềm mà bạn sử dụng để truy cập và sử dụng tổng đài ảo. Các thiết bị đầu cuối có thể là điện thoại di động, điện thoại bàn, máy tính hoặc phần mềm tổng đài ảo trên máy tính. Bạn cần cài đặt và cấu hình thiết bị đầu cuối để kết nối với tổng đài ảo và sử dụng các tính năng của nó.
.jpg)
Tổng đài ảo là giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả
6. Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo CLOUDCALL VN?
CloudCall VN có 11 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổng đài ảo, đảm bảo sự am hiểu sâu sắc về các yêu cầu và nhu cầu của khách hàng.
Chúng tôi cam kết đem đến dịch vụ chuyên nghiệp và đáng tin cậy. CloudCall VN coi trọng bảo mật dữ liệu khách hàng. Họ sử dụng các biện pháp bảo mật cao để đảm bảo rằng thông tin của bạn được bảo vệ an toàn và không bị rò rỉ. Hệ thống tổng đài ảo CloudCall VN được xây dựng với mục tiêu cung cấp khả năng hoạt động ổn định và đáng tin cậy.
Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, bạn sẽ được hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành từ CLOUDCALL VN trong suốt thời gian sử dụng. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua thông tin liên hệ bên dưới để được giải đáp thắc mắc, xử lý sự cố hoặc yêu cầu nâng cấp, thay đổi gói dịch vụ.
CÔNG TY TNHH CLOUDCALL VN:
Add: L10-06, Tầng 10, Tòa nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 0332778899
Email: Nguyenthuongg@mail.com
Website: cloudcall.com
